Em resumo: como abrir um espaço para eventos não se parece com abrir um restaurante, porque você não tem produto próprio: o cliente traz o evento, e o que você vende é uma sala vazia mais aquilo que ele não consegue levar junto, como energia, pontos de fixação no teto, som que não leve ao fechamento da casa, um jeito de alimentar as pessoas e um bar.
Isso inverte o planejamento de sempre: o restaurante define o cardápio e monta a cozinha para ele, enquanto o espaço para eventos não tem cardápio e a mesma sala precisa servir a um casamento no sábado, a uma conferência na segunda e ao lançamento de um produto na quinta.
Tudo o que vem a seguir decorre disso: capacidade em vez de conceito, flexibilidade em vez de decoração fixa e uma infraestrutura que ninguém percebe quando funciona.
A capacidade é um número legal antes de ser comercial
O primeiro número a levantar é quantas pessoas podem estar na sala segundo a lei, e quem o define são as normas de incêndio e de construção, não o tanto de cadeiras que cabem.
Ele depende da largura das saídas e das distâncias de fuga e muda com a disposição: a mesma sala comporta mais gente em pé do que sentada em mesas redondas, e um palco ou um bar tiram espaço dela. Peça esse número a um profissional habilitado antes de assinar qualquer coisa. Toda projeção de receita que você fizer é um múltiplo dele, e ele não aumenta depois sem obra.
Publique a lotação autorizada de cada disposição que você orçar, porque o espaço que avisa o cliente, três semanas antes do casamento, que a capacidade sentada é menor que a em pé cria um problema totalmente evitável.
Energia é a infraestrutura que ninguém vê e todo mundo precisa
A falha técnica mais comum em eventos é elétrica, e quase sempre acontece porque o prédio foi especificado para uma sala e não para o que as pessoas levam para dentro dela.
Um casamento traz banda, buffet com caixas térmicas e DJ, e uma conferência traz telas e uns cem notebooks. O lançamento de um produto traz uma estrutura de iluminação. Cada um é uma carga que o projeto elétrico original nunca viu, e a falha típica é o disjuntor desarmar no meio de um discurso.
Na reforma, são três coisas a acertar. Primeiro, distribuição suficiente até onde o equipamento realmente vai, como o lado do palco, a área do buffet e o bar, em vez de um ponto único na porta. Depois, circuitos separados para o buffet e para o áudio, porque o compressor de uma geladeira e um sistema de som na mesma fase se ouvem, e por fim uma capacidade documentada por tomada, que você entrega aos fornecedores com antecedência para que a carga deles seja checada antes de a van chegar.
Para a área externa ou de transbordo, o gerador não é contingência. É item de orçamento. Existem modelos silenciosos feitos justamente para isso, e eles fazem a diferença entre ter energia na tenda e receber uma reclamação de barulho.
Som: o sistema e o limitador que a vizinhança exige
Vale ter um sistema de som (PA) próprio que cubra fala e música ambiente, porque a maioria dos clientes não precisa de mais e alugar um para cada evento corrói o valor da reserva.
O que você também precisa ter é o controle do ruído: em terrenos vizinhos a áreas residenciais, que são a maioria dos espaços urbanos, a licença vem com condição de nível, de horário ou dos dois, e a resposta prática é um limitador de som ligado à alimentação do palco.
Banda não gosta de limitador, mas é ele que mantém a casa aberta. Para ele funcionar, seja explícito: escreva no contrato o limite, os horários e a consequência, e avise o artista antes da montagem, não durante o show, porque o espaço que surpreende a banda às nove da noite arruma uma discussão na frente de cento e cinquenta convidados.
A Alemanha é ainda mais rígida nisso: os limites noturnos da TA Lärm são tão baixos que o isolamento acústico costuma ser condição de projeto e não opção.
Luz: o que o espaço tem e o que o cliente traz
Como regra, o espaço é dono do que deixa a sala bonita vazia, e o cliente traz o que faz o evento parecer dele.
Ter uma estrutura completa de moving heads quase sempre é erro, porque envelhece, exige operador e as produtoras trazem coisa melhor. Já a camada fixa e de baixa manutenção vale ter. É a iluminação de ambiente que faz a sala sair bem na foto, mais um projetor capaz de pôr o logo do cliente ou um padrão na parede sem treliça.
Um telão é o único item caro que vale considerar, porque é o recurso de AV mais pedido e o mais chato de alugar toda vez, e um painel de LED modular atende conferência, casamento e lançamento com um só ativo e se paga mais rápido que qualquer estrutura de iluminação.
Mais importante que os dois é o rigging: os pontos de fixação no teto, com a carga nominal de cada um e um certificado de inspeção em dia, são o que faz uma produtora conseguir trabalhar no seu prédio, e a falta deles deixa o espaço barato de construir e difícil de vender.
O buffet tem três respostas
Decida isso antes da reforma, porque muda o prédio.
Cozinha e buffet próprios ficam com a margem e somam um negócio de restaurante para tocar, com a equipe e o desperdício que isso traz, e só servem para quem faz eventos frequentes e parecidos.
Uma lista de fornecedores credenciados é a resposta mais comum. Você entrega uma cozinha de catering, com área de preparo, armazenamento refrigerado, área de lavagem e manutenção a quente, e os buffets aprovados trabalham nela por uma taxa ou comissão. A margem é menor e o risco muito menor, e o espaço fica atraente para clientes que já têm buffet.
Aberto a qualquer buffet maximiza reservas e minimiza controle, e nesse caminho a cozinha precisa existir e ser segura do mesmo jeito, além de uma checagem de competência de gente que você nunca viu.
Seja qual for o caminho, o equipamento de manutenção a quente costuma ser do espaço, e não do buffet, nos prédios bem geridos. É o que de fato se usa em todo evento, e o estoque alugado chega amassado e sem tampa.
O bar costuma ser a receita que você controla
O aluguel da sala se negocia duro e a margem do buffet muitas vezes é dividida, enquanto o bar costuma ser a única linha em que o espaço fica com a margem toda, o que merece mais atenção do que a área ocupada sugere.
A resposta flexível é um bar móvel e não um fixo: ele vai para onde a disposição pede, pode dobrar num evento grande, sai por completo numa conferência e não ocupa área nos dias em que não vende.
Dois pontos práticos: gelo é o item que os espaços sempre deixam faltar, e a falta acontece sempre no dia mais quente do ano. Além disso, bar pago e open bar são operações diferentes, porque o segundo é uma comanda contra um limite, e o caixa e a equipe precisam estar montados para ele com antecedência, não improvisados.
Flexibilidade é disciplina, não recurso
Os espaços que reservam bem são os que se reconfiguram rápido, e isso vem de decisões tomadas na reforma.
Mantenha o piso livre, já que assento fixo, palco fixo e bar fixo reduzem o número de eventos que a sala comporta. Quando se quer um recurso, prefira a versão que dá para tirar: um piso modular que transforma parte da sala em pista de dança e depois some vale mais que uma pista permanente.
O que torna a flexibilidade real é o depósito: trezentas cadeiras, quarenta mesas, roupa de mesa, palco, AV e o bar precisam morar em algum lugar entre um evento e outro, e o espaço sem depósito aluga tudo e paga duas vezes.
A virada da sala é o número que decide quanto você consegue vender. Se a sala leva seis horas para ser refeita, não dá para fazer uma conferência no almoço e um casamento à noite no mesmo dia. É um teto permanente de receita, definido pela escolha dos móveis e pela porta do depósito.
Como abrir um espaço para eventos: para onde vai o dinheiro
O prédio pesa mais: obras para atingir a lotação, saídas, banheiros dimensionados para o número de pessoas, distribuição de energia, pontos de fixação no teto e acesso para uma van, custos que não aparecem em foto e não se acrescentam depois sem fechar a casa.
O equipamento vem em segundo lugar, e é a parte que se compra devagar. Tenha o que se usa em todo evento: PA, manutenção a quente, o bar, mesas e cadeiras. Alugue os itens especializados até o padrão de reservas mostrar o que você realmente precisa.
A receita tem um ritmo incomum: as reservas vêm com prazo longo e sinal, então o fluxo de caixa é melhor que o de um restaurante, mas a demanda é bem sazonal e concentrada nos fins de semana. Programar a semana e a baixa temporada é o que separa um espaço que funciona de um que fica cheio por quatro meses.
Licenças: a sala, a música e o álcool
Reino Unido. É preciso uma Premises Licence (licença do local) que cubra regulated entertainment (entretenimento regulamentado), late-night refreshment e venda de álcool, tendo no centro o operating schedule (horários, atividades e condições de ruído), que é divulgado publicamente, e a música exige a TheMusicLicence, da PPL PRS. Se o espaço não tem licença de álcool própria, o cliente pode usar um Temporary Event Notice (aviso de evento temporário), que cobre até 499 pessoas e deve ser entregue ao council e à polícia com pelo menos dez dias úteis de antecedência, o que vale conhecer, porque é ele que deixa um espaço sem licença aceitar reservas centradas no bar enquanto o próprio pedido tramita.
Emirados Árabes Unidos. São necessárias licença comercial (trade licence) com a atividade certa e zoneamento compatível, liberação da Civil Defence (defesa civil) e aprovação da Dubai Municipality para manuseio de alimentos e ventilação, e as permissões de entretenimento são específicas por evento, cobrem tipo de show, horário e som, e saem pelo Department of Economy and Tourism, em Dubai. O álcool é muito controlado e em geral restrito a locais licenciados, e os seguranças precisam de licença da SIRA.
Estados Unidos. É preciso um certificate of occupancy (certificado de ocupação) que informe a lotação autorizada, uma liquor license estadual ou local pelo ABC board, ou permissões de um dia para eventos especiais no caso de clientes que trazem a sua, e em muitas cidades um entertainment, cabaret or dance-hall permit à parte para música amplificada e dança, com as licenças musicais da ASCAP, da BMI e da SESAC emitidas separadamente.
Austrália. É preciso aprovação do council para o uso e a lotação, e uma on-premises ou limited liquor licence do regulador estadual, com competência RSA para quem serve, mais a OneMusic Australia para música gravada. As condições de ruído são definidas localmente. Elas são a fonte mais comum de restrições nascidas de reclamações.
O padrão nos quatro mercados: a lotação vem da autoridade de obras, a música tem licença própria, e o álcool pode viajar com o cliente quando não viaja com o espaço.
O primeiro ano, e três coisas que dão errado
A rede elétrica, no casamento de alguém, porque o buffet ligou três caixas térmicas no mesmo circuito do DJ, problema que um plano de distribuição entregue aos fornecedores com antecedência resolve.
A condição de ruído, porque ninguém avisou a banda do limitador até ela estar tocando, e o conserto é no contrato, não na noite do evento.
E a virada da sala, que se descobre na primeira vez em que duas reservas caem no mesmo dia. Essa é questão de móveis e de depósito, decidida na reforma. É a diferença entre um espaço com cinquenta dias de evento por ano e um com cento e vinte.
Quer definir o que o espaço tem e o que o cliente traz? Diga a lotação. Passe também o mix de eventos que você quer atrair e dividimos a lista entre equipamento da casa e aluguel.
