Une réservation d'entreprise en appelle d'autres, et la salle n'est jugée qu'une fois, par la personne qui réservera les douze suivantes. Elle passera en revue tout l'équipement de salle de réunion : vidéoprojecteur ou grand écran, toile, panneau au nom de la salle, son qui porte jusqu'au dernier rang, tableau interactif et table autour de laquelle chacun prend place.
D'un écran, d'un son qui porte et d'une table où tout le monde tient. Viennent ensuite les compléments : un tableau interactif là où l'on travaille, de la signalétique, et un système de micros de conférence là où l'on débat.
La taille de la salle et la lumière du jour tranchent. Un vidéoprojecteur couvre une grande salle à moindre coût mais exige des stores baissés ; un écran de 85–120 pouces reste lisible rideaux ouverts. Nous dimensionnons l'écran d'après le plan de la salle.
C'est même le cas le plus fréquent. Envoyez la liste des salles avec leurs dimensions : chaque salle de réunion de l'hôtel est équipée sur le même modèle, avec les mêmes entrées et la même télécommande partout.
L'équipement de salle de réunion se joue sur quatre éléments, ceux qui lâchent devant les clients : un écran assez grand pour le dernier rang, un micro qui fonctionne sans ordinateur portable, un câble unique compatible avec tous les appareils et un éclairage qu'on peut baisser sans plonger la salle dans le noir.
