En resumen: montar una empresa de catering es resolver la distancia entre su cocina y la sala de otro. Cocinar es la mitad fácil; la disciplina está en producir con días de antelación, mantener la comida segura, moverla sin romper la cadena de frío y no echar en falta nunca nada de lo que se quedó atrás.
Un restaurante que se queda sin un ingrediente manda a alguien a la tienda; un catering a ochenta kilómetros, con doscientos invitados ya sentados, no tiene esa salida. De esa asimetría sale todo lo demás: una sola oportunidad, en un edificio que no controla, con lo que haya subido a la furgoneta.
Equipar un catering es raro por eso. La mitad de la maquinaria es producción y podría estar en cualquier cocina industrial; la otra mitad existe solo para aguantar el transporte y para mantener la comida segura durante horas en una sala sin gas, a veces sin agua y a menudo con un solo enchufe sobrecargado.
Decida qué catering va a montar en realidad
Bajo una misma palabra se esconden cuatro formatos. Cada uno pide una cocina distinta.
La entrega sin servicio deja la comida y se va: sin personal de sala, sin equipo en destino, todo pensado para comerse a temperatura ambiente o para que lo regenere el cliente. Es el formato más barato de arrancar y el de menor margen.
El bufé entrega, monta, mantiene y sirve desde una línea, y ahí es donde el equipo de mantenimiento en caliente pasa a ser el corazón del negocio.
El servicio emplatado pone un plato caliente delante de un invitado sentado a un minuto concreto, así que pide más equipo y más personal que ningún otro formato, además de una cocina de verdad en destino o un plan de regeneración muy bien resuelto.
La barra y las bebidas son otro negocio que viaja en la misma furgoneta. Va al final de esta guía porque se subestima de forma sistemática.
Elija uno para empezar: los otros tres se añaden después, y querer presupuestar los cuatro el primer año es como un catering termina con equipo comprado para trabajos que no gana.
No se puede cocinar todo el mismo día
Un evento para ciento cincuenta no es un servicio de restaurante para ciento cincuenta repartido en cuatro horas, sino un único momento, y ninguna cocina tiene fuegos suficientes para cocinarlo todo dentro de ese momento.
De ahí el modelo cook-chill: se produce los días previos, se baja todo deprisa por la zona de peligro, se conserva en frío y se regenera en destino o al llegar. No es un atajo. Así funciona la restauración a gran escala, y es más seguro que cocinar el mismo día en una cocina ajena.
Lo que sostiene el modelo, en lo legal y en lo práctico, es el abatimiento. La comida tiene que salir de la zona de peligro dentro de un tiempo definido. Una cámara frigorífica no puede hacerlo: está pensada para conservar el frío, no para retirar calor.
El envasado al vacío es la otra mitad del mismo modelo: las elaboraciones porcionadas, selladas y fechadas aguantan mucho más, viajan sin derramarse y se apilan como una bandeja abierta no se apila nunca.
De regalo viene el control de stock. Una bolsa sellada y fechada es una etiqueta que el responsable del evento lee a las seis de la mañana en el aparcamiento de otro.
El mantenimiento en caliente es donde se gana o se pierde un bufé
La comida mal mantenida es peor que la comida mal recalentada, porque se degrada despacio y nadie se da cuenta hasta el servicio. Demasiado caliente, se seca y se oscurece. Demasiado fría, entra en la zona de peligro y lo que tiene ya no es un problema de calidad, sino un incidente de seguridad alimentaria.
Para casi todo lo que mantiene un catering la respuesta es el calor húmedo: un baño maría rodea la cubeta de agua caliente y la comida se sostiene a temperatura sin que ninguna superficie seca la siga cocinando.
En destino, el chafing dish hace el mismo trabajo con menos potencia y sin fontanería, y por eso sigue siendo el formato de todos los bufés del mundo. Los eléctricos mantienen con más precisión que el gel combustible y compensan siempre que haya enchufe. El gel es el recurso para cuando no lo hay, y conviene llevarlo siempre.
Use lo que use, la temperatura es un número que se anota y no que se supone; un termómetro de sonda con su hoja de registro es el equipo más barato de este artículo y lo primero por lo que pregunta un inspector.
El frío en ruta es el eslabón que nadie audita
Todo catering tiene un plan de abatimiento y un plan de mantenimiento. Un plan de transporte lo tienen muchos menos. Y el transporte es donde la cadena de frío se rompe de verdad: una furgoneta en julio, cargada a las siete, descargada a las once, con las puertas abiertas en los dos extremos.
Tres cosas arreglan casi todo: cajas isotérmicas con acumuladores de frío enfriados de antemano, y no puestos a enfriar por el camino; una carga en orden inverso a la descarga, de modo que el frío entra el último y sale el primero; y una comprobación de temperatura anotada al cargar y al llegar, que es a la vez la disciplina y la prueba.
En cuanto el volumen pasa de lo que cabe en un maletero, el transporte refrigerado deja de ser opcional. Es además el punto en el que el negocio se vuelve escalable de verdad. Suele llegar, por eso, con la segunda furgoneta y no con la primera.
La lista de carga es el producto de verdad
La costumbre más rentable de este oficio no tiene nada que ver con el equipo. Es una lista de carga escrita, por evento, repasada dos veces y por dos personas.
Todo lo que sale mal en destino se remonta a algo que no salió del local. Los cucharones de servicio, las alargaderas, el gel combustible, la cubeta gastronorm de repuesto, el rollo de film transparente, el botiquín. Nada de eso es caro y nada de eso se consigue a las ocho de la tarde en mitad de un campo.
Haga la lista por tipo de evento y no por evento, y luego ajústela: en un año se convierte en el documento más valioso del negocio, y es lo que le permite contratar a gente que no ha trabajado nunca con usted.
El material de servicio escala distinto que la maquinaria de cocina
La maquinaria de cocina se compra una vez y se usa en todos los eventos. El material de servicio no funciona así. Platos, cristalería, cubertería, mantelería, mesas y sillas escalan con el número de comensales, y un evento de cien necesita cinco veces la vajilla de uno de veinte.
Alquílelo, al menos al principio: las empresas de alquiler absorben las roturas, el almacenaje y el desajuste entre su evento más grande y el más pequeño, y el coste es una línea que repercute al cliente. Comprar solo sale a cuenta para el tamaño de evento que hace todas las semanas, y para las pocas piezas en las que la calidad forma parte de su marca y el stock de alquiler no es fiable.
El almacenaje es el coste oculto de comprar: el material de un evento de doscientos comensales ocupa sitio real cincuenta y una semanas al año.
El servicio de barra es otro negocio acoplado
La bebida es la parte más rentable de casi todos los eventos y la que peor se presupuesta, y trae además su propio equipo, su propia licencia y sus propias formas de fallar.
Una estación de barra móvil le da una barra en condiciones, con frío, en una sala que no tiene ninguno. Es la diferencia entre servir copas y repartir botellas calientes.
El hielo es lo que arruina eventos. Cien invitados a lo largo de una tarde de verano gastan mucho más de lo que calcula nadie, los espacios casi nunca tienen, y las bolsas compradas se derriten por el camino; fabricarlo usted y transportarlo en cajas isotérmicas es la diferencia entre quedarse sin a las ocho y no quedarse.
La parte de licencias viene más abajo, y es la que pilla desprevenido a quien empieza. La licencia suele ir ligada al sitio donde ocurre el evento, no a usted.
Cómo montar una empresa de catering: dónde se va el dinero
La decisión grande de los primeros meses es dónde cocina. Una cocina de producción con registro sanitario es el mayor coste fijo del negocio. Hay tres caminos: construir la suya, alquilar por horas una cocina industrial compartida o trabajar desde la cocina de un local ya existente a cambio de una cuota. Alquilar es como arranca la mayoría de los negocios de catering que salen adelante, porque convierte ese coste fijo en uno variable mientras usted descubre qué vende de verdad.
El transporte es la segunda: una furgoneta fiable con un buen plan de carga hace más por el negocio que una máquina de cocina más, y el transporte refrigerado es la mejora que abre los trabajos grandes.
Lo que hay que planificar es la forma de la tesorería. El catering paga costes semanas antes de cobrar, y el personal se reserva antes de que entren los anticipos. Los anticipos no son un formalismo en este negocio. Son lo que lo mantiene solvente.
Licencias: la comida le sigue a usted, el alcohol sigue al local
Reino Unido. Dé de alta el negocio alimentario en su ayuntamiento (council) al menos 28 días antes de empezar a vender, y cuente con una inspección y con un Food Hygiene Rating sobre su cocina de producción. Para el alcohol en un evento, un Temporary Event Notice —la notificación de evento puntual— cubre hasta 499 personas y se presenta ante el council y la policía con al menos diez días laborables de antelación. Lo decisivo es que se aplica al lugar del evento: un catering que trabaja en diez espacios necesita un TEN para cada uno. Solo dispone de cinco al año salvo que tenga una Personal Licence, que sube bastante ese tope, y ese dato por sí solo explica por qué los caterings en activo la sacan.
Estados Unidos. Un permiso del health department y la certificación de manipulador de alimentos. A eso se suma, en la mayoría de estados, un acuerdo de commissary: la prueba de que produce en una cocina industrial autorizada y no en casa. El catering desde una cocina doméstica en general no está permitido, más allá de excepciones estrechas de cottage food que dejan fuera casi cualquier carta de catering. El alcohol se cubre con un permiso estatal o local de evento de un día, y la licencia del propio espacio no suele extenderse a usted.
Australia. Notificación del negocio alimentario al council y aprobación del local para la cocina de producción, más un Food Safety Supervisor en la mayoría de estados. En cada emplazamiento se aplican además los requisitos de manipulación móvil y temporal de alimentos. Algunos councils piden una notificación aparte para los eventos que se celebran en su término. El alcohol en eventos va con una licencia limitada o temporal del regulador estatal, y quien sirva tiene que acreditar la competencia RSA (Responsible Service of Alcohol).
En los tres el patrón se repite: el registro alimentario sigue a su cocina y el permiso de alcohol sigue al evento, así que el segundo se planifica reserva a reserva y no una sola vez.
Lo que falla en el segundo evento
El primer evento se prepara de más porque da miedo; en el segundo es donde se ven las costumbres.
Falta algo en la furgoneta, porque la lista de carga estaba en la cabeza de alguien. La temperatura de mantenimiento se supuso en lugar de medirse: la comida estuvo bien, pero no hay registro de que lo estuviera. Y el trabajo se presupuestó sobre el coste de la materia prima más un margen. Fuera quedaron las cuatro horas de cargar, conducir, montar y recoger, de las que ese coste no sabe nada.
Los tres son proceso y no equipo, que es el resumen honesto de este formato. El catering es un negocio de logística que además cocina.
¿Está decidiendo qué tiene que viajar y qué tiene que mantenerse? Díganos para qué formato presupuesta y el número máximo de comensales que quiere poder asumir. Le especificamos por separado la producción y el equipo de destino.
